セキュアなクラウドサービスを使った海外拠点・社外企業とのデータ共有

「画像・動画・書類など膨大なデータを、社内、海外拠点、外部パートナーと安全にタイムリーに共有できるしくみをつくりたい」。

製造業であるお客さまは、欧米、アジアなどの海外拠点や、国内・海外のパートナー企業と、図面や画像など大容量データを共有する必要があり、メールでの送受信には限界を感じていました。そこで、当社クラウドサービスであるGFの導入を提案。
さらにお客さまとのコミュニケーションの過程で、

• 1000人以上のユーザーが利用するシステムを、最小限の業務負荷で運用したい。
• ユーザー登録をしていない外部スタッフともセキュアな環境で送受信をしたい。
• さらに、その送受信ログを管理したい
• 機密書類を扱うことも多いので、セキュリティを最大限に強化したい。
• フォルダ保存容量を肥大化させたくない。

という、GFの標準機能を超える高い要求をいただきました。

そこで、お客さまの事業や業務フローをきめ細かくヒアリングした上で、課題解決に向けたGFのカスタマイズ機能を提案しました。

• 社内外合わせて1000人以上のユーザー全員がユーザー登録を実施し、それを管理することは、お客さまの情報システム部に甚大な負担をかけることになります。これを避けるため、従来のファイル共有ではなく、送り手と送り先のユーザー間で送受信する機能を新たに構築。少ない負担で、幅広いユーザーのデータ授受を実現しました。
• その際のセキュリティ対策として、上長の承認したファイルのみ送受信できる「上長承認機能」を採用し、ログ監視もできるシステムも構築しました。

• 外部からのファイル受け取りの際、「専用時限フォルダ」を設ける仕組みを構築。これによりフォルダ容量に負担をかけることなくセキュアな環境でデータの受け取りができるようになりました。
• 「専用時限フォルダ」は期限が切れると自動削除される仕組みなので、お客さまに業務負荷をかけることなくデータ容量の削減を図ることができます。

• 要求事項をそのまま実現するのではなく、お客さまのセキュリティポリシー、利用シーン、操作イメージ、管理業務など、様々な事項に対して仮説・検証を繰り返し、GFがお客さまのビジネスで真に役立つ仕組みを提案しました。
• 当社営業に加えて、社外の開発パートナーと緊密に連携。課題を共有し、高い技術力によりGFの効果を最大化できるカスタマイズ機能を構築、導入しました。

業務の効率化、コミュニケーションの活性化に繋がり、各部署・海外拠点・外部パートナー間の信頼関係も強化。

• 社内はもちろん海外拠点や外部パートナーとストレスなく安全に大容量データを共有、業務フローを円滑にし、コミュニケーションの効率化・活性化を実現。
• GFの活用により、煩雑なルーティンワークを効率的に処理できるしくみを確立し、ムダな時間・コストの削減にも貢献。
• 簡易な操作方法でお客さまの課題解決を実現したことで、お客さまからは新たな領域でのビジネスアイデアが生まれ、当社はそれに応える提案により継続的な信頼関係を構築。